Privacyverklaring

1 · Wie wij zijn

Grafsteenatelier is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring (de “verwerkingsverantwoordelijke” in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming, AVG).

• Grafsteenatelier
• Adres: Nijverheidsstraat 28, 7461 AE Rijssen
• Telefoon: +31 6 44 60 46 14 (maandag t/m zaterdag, 8:00–20:00 uur)
• E-mail: info@grafsteenatelier.nl
• KvK-nummer: 42092638

2 · Welke gegevens wij verwerken

Wij verwerken alleen de gegevens die nodig zijn om uw aanvraag of bestelling uit te voeren. Afhankelijk van wat u bij ons doet, gaat het om:

• Contact- en klantgegevens: naam, adres, postcode en woonplaats, e-mailadres en telefoonnummer.
• Grafgegevens: de begraafplaats, het adres van de begraafplaats en het grafnummer, en de gegevens die op het monument komen te staan (zoals namen, data en teksten). Gegevens van een overledene zijn geen persoonsgegevens in de zin van de AVG; wij behandelen ze uiteraard met dezelfde zorg.
• Ontwerp- en bestelgegevens: het door u samengestelde ontwerp (model, afmetingen, materialen, belettering, symbolen en accessoires), bewaarde concepten, offertes, de orderstatus en de bijbehorende documenten (zoals de lay-out-proef en de factuur).
• Betaalgegevens: het betaalde bedrag en de betaalstatus. De betaling zelf verloopt volledig via onze betaaldienstverlener; wij ontvangen of bewaren geen rekening- of kaartgegevens.
• Accountgegevens: uw e-mailadres en de inloggeschiedenis van uw klantaccount. Inloggen gebeurt met een eenmalige inloglink per e-mail; wij bewaren geen wachtwoorden.
• Correspondentie: berichten die u ons stuurt per e-mail, telefoon of WhatsApp, inclusief eventueel meegestuurde foto’s of schetsen voor een eigen ontwerp.

3 · Waarvoor wij uw gegevens gebruiken

Wij gebruiken uw gegevens uitsluitend voor:

• het opstellen van een offerte en het beantwoorden van uw vragen;
• het uitvoeren van de overeenkomst: het vervaardigen van het monument, het opstellen en laten goedkeuren van de lay-out-proef, de vergunningaanvraag bij de begraafplaats of gemeente, en de plaatsing;
• de facturatie en onze administratie;
• uw klantaccount, waarin u de status van uw bestelling volgt en documenten bekijkt;
• servicemails over uw bestelling (zoals de bevestiging, de lay-out-proef en de statusberichten).

De grondslagen hiervoor zijn de uitvoering van de overeenkomst (of de aanloop daarnaar), het voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals de fiscale bewaarplicht) en ons gerechtvaardigd belang bij een goed beveiligde website en administratie. Wij versturen geen nieuwsbrieven of reclame en gebruiken uw gegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

4 · Hoe lang wij gegevens bewaren

• Facturen en administratie: 7 jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht.
• Bestel- en ontwerpgegevens: gedurende de uitvoering van de opdracht en daarna zolang dat nodig is voor de garantie op het geplaatste monument.
• Bewaarde concept-ontwerpen en accounts: totdat u ze laat verwijderen; op uw verzoek verwijderen wij uw account en niet-bestelde ontwerpen.
• Bezoekstatistieken: 90 dagen per bezoek, daarna alleen geanonimiseerde maandtotalen.
• Zakelijke contactgegevens voor e-mails: totdat u zich afmeldt of bezwaar maakt. Daarna bewaren wij alleen uw e-mailadres, zodat u geen e-mail meer van ons krijgt.
• Correspondentie: zolang dat voor de afhandeling van uw vraag of bestelling redelijkerwijs nodig is.

5 · Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden. Wij delen ze alleen met partijen die nodig zijn om onze dienstverlening uit te voeren:

• Betaaldienstverlener (Mollie): verwerkt uw betaling in een beveiligde betaalomgeving.
• E-maildienstverlener: verstuurt namens ons de servicemails over uw bestelling.
• Hostingpartij: onze website en gegevens draaien op beveiligde servers binnen de Europese Economische Ruimte (EER).
• Begraafplaats of gemeente: voor de vergunningaanvraag delen wij de daarvoor benodigde gegevens (zoals de maten van het monument en het grafnummer).

Met dienstverleners die als verwerker voor ons werken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Voor zover een dienstverlener gegevens buiten de EER verwerkt, gebeurt dat op basis van passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Daarnaast verstrekken wij gegevens als een wettelijke plicht ons daartoe verplicht.

6 · Cookies en website

Onze website gebruikt geen tracking- of marketingcookies. Wij plaatsen alleen een functionele cookie wanneer u inlogt op uw account, zodat u ingelogd blijft. Deze is maximaal 30 dagen geldig en vervalt eerder wanneer u uitlogt.

De lettertypen van de website staan op onze eigen server; voor het tonen van de site gaat er geen verzoek naar Google of andere derden. Een ontwerp dat u in de configurator samenstelt, wordt pas naar ons verzonden op het moment dat u het bewaart, een offerte aanvraagt of bestelt.

Om de website te verbeteren houden wij bezoekstatistieken bij met een eigen, klein script. Dat werkt zonder cookies en zonder diensten van derden. Per tabblad krijgt uw bezoek een willekeurig nummer dat in uw browser blijft zolang het tabblad open is.

Wij zien daarbij:

• herkomst: via welke site, zoekmachine of mailing u binnenkwam en op welke pagina;
• grove locatie: land, provincie en plaats, afgeleid uit uw IP-adres met een database op onze eigen server;
• gebruik van de site: welke pagina’s en stappen in de configurator u bekijkt, hoe ver u scrolt, op welke knoppen en links u klikt en hoe lang u blijft;
• apparaat: soort apparaat, schermbreedte, browser en besturingssysteem.

Uw IP-adres slaan wij niet op: het wordt alleen tijdens het bezoek gebruikt voor de locatie en omgezet in een versleutelde, dagelijks wisselende code die niet naar u te herleiden is. Wat u in velden typt, wordt nooit vastgelegd. Een offerteaanvraag of bestelling koppelen wij niet aan uw bezoek; die tellen alleen mee in totalen. De gegevens per bezoek worden na 90 dagen verwijderd; daarna bewaren wij alleen geanonimiseerde maandtotalen. Daarnaast registreren wij technische foutmeldingen om problemen te kunnen oplossen.

Zakelijke e-mails aan uitvaartondernemers. Wij sturen uitvaartondernemers af en toe een zakelijke e-mail over onze diensten. Daarvoor gebruiken wij zakelijke contactgegevens (naam, onderneming, e-mailadres en plaats) uit openbare bronnen, zoals de website van de onderneming. In deze e-mails meten wij per ontvanger of de e-mail is geopend (met een klein onzichtbaar beeldje) en op welke link is geklikt, om te zien of onze e-mail aankomt en interesse wekt. Elke e-mail bevat een afmeldlink; na afmelden sturen wij u geen e-mails meer en stopt deze meting. U kunt ook altijd bezwaar maken via info@grafsteenatelier.nl.

7 · Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies en onbevoegde toegang, waaronder een versleutelde verbinding (https), beveiligde en beperkte toegang tot de ordergegevens en eenmalige, kort geldige inloglinks voor het klantaccount. Vermoedt u desondanks een beveiligingsprobleem, meld dit dan via info@grafsteenatelier.nl.

8 · Uw rechten

U heeft het recht om:

• uw persoonsgegevens in te zien;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• uw gegevens te laten verwijderen, voor zover geen wettelijke bewaarplicht geldt;
• de verwerking te laten beperken of er bezwaar tegen te maken;
• uw gegevens in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen (overdraagbaarheid).

Stuur uw verzoek naar info@grafsteenatelier.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek van u afkomstig is, kunnen wij u vragen uw identiteit aan te tonen. U ontvangt binnen een maand een reactie.

9 · Klacht indienen

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op; we lossen het graag samen op. Daarnaast heeft u altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

10 · Wijzigingen en contact

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in onze dienstverlening of in de wetgeving. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met bovenaan de datum van de laatste wijziging.

Vragen over deze privacyverklaring of over uw gegevens? Neem contact op via info@grafsteenatelier.nl of +31 6 44 60 46 14.